Arbeitszeitkonto mit Ampel

Was bietet das Tool?

  • schnelle und einfache Erfassung der Arbeitszeit von bis zu neun Beschäftigten

Wie funktioniert das Tool?

Nachdem Sie die Jahreszahl eigegeben haben, wird Ihnen ein Kalender mit Angabe der Wochentage zur Verfügung gestellt. Hier kann jedem Beschäftigten seine individuelle Arbeitszeit zugeordnet werden.

Vorteile:

  • Die Saldengrenzen für Plus- und Minusstunden können eigens von Ihnen definiert werden (Ampelkonto). Die Visualisierung erfolgt in drei Stufen, indem die Zellen der jeweiligen Arbeitsperson „grün“, „gelb“ oder „rot“ hinterlegt werden, wenn die Summe der gearbeiteten Stunden die Grenzwerte über- oder unterschreitet.
  • In der Legende können Sie eine Abkürzung festlegen, die z. B. für einen Krankheitsfall oder für Urlaubstage verwendet werden soll. So werden automatisch die richtigen Stunden hinzu- oder abgebucht.
  • Anhand des Arbeitszeitkontos können die Arbeitszeiten erfasst und überprüft werden. Die Ampelfarben zeigen Ihnen an, wo Sie ggf. Maßnahmen ergreifen müssen. In der Regel sollte der grüne Bereich des Ampelkontos genutzt, aber von den Beschäftigten nicht überschritten werden. In besonderen Situationen kann der Kontostand auch kurzfristig den „gelben“ Bereich erreichen. Befindet sich ein Kontostand länger im gelben Bereich oder hat sogar den roten Bereich erreicht, heißt das: Hier besteht Verbesserungsbedarf.

Worauf muss ich bei der Nutzung achten?

Nachteilig ist, dass die Excel-Tabelle alleine nicht als gesetzlicher Nachweis der Arbeitszeit gilt, da sie veränderbar ist. Hierzu müssen Sie die Excel-Tabelle regelmäßig ausdrucken und unterschreiben lassen, da so keine Veränderung mehr möglich ist.

Achtung: Bei der Nutzung müssen die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. So dürfen z. B. die Beschäftigten keine Einsicht in die Arbeitszeitkonten der Kolleginnen/Kollegen erhalten. Hier kann mit einem Passwortschutz gearbeitet werden oder die Tabelle wird zentral von einer Person gepflegt.

 

ANWENDUNG DES AMPELKONTOS IN VIER SCHRITTEN

1. VORBEREITEN DES EXCEL-TOOLS

  • Speichern Sie die Excel-Datei unter einem aussagekräftigen Namen, bevor Sie Änderungen daran vornehmen.
  • Tragen Sie das Jahr sowie die Stundenbereiche für die Ampelregelung auf dem Übersichtsblatt ein.

2.ARBEITSPERSON EINGEBEN

  • Füllen Sie die „Persönlichen Daten“ für jeden Beschäftigten inkl. vertraglicher Arbeitszeit und der normalen Pausendauer auf dem jeweiligen Arbeitsblatt aus.

3. VERWENDUNG DER ARBEITSZEITKONTEN

  • Jeden Tag werden Arbeitsbeginn und -ende eingetragen, evtl. wird die Pausendauer angepasst.
  • Überstunden werden begründet.
  • Achtung: Aus Datenschutzgründen ist es bedenklich, wenn Beschäftigte die Arbeitszeiten der Kolleginnen/Kollegen einsehen können. Daher sollten Sie entweder die Tabellenblätter mit einem Passwort sichern oder die Eintragungen zentral vornehmen. Tipp: Nutzen Sie die App „Einfach erfasst“ des BMAS zur Erfassung der (mobilen) Arbeitszeit.

4. KONTROLLE UND MASSNAHMEN

  • Überprüfen Sie regelmäßig Arbeitszeiten und Kontenstände (anhand der Ampelfarbe).
  • Bei Bedarf (Überschreiten des grünen Bereiches) sollten Sie in einem Gespräch mit der/dem Betroffenen gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung festlegen. Das Gespräch kann von beiden Seiten aus initiiert werden.

DOWNLOAD & URHEBER

ARBEITSZEITKONTO MIT AMPEL, Stand 10.10.2016 (Excel-Datei)

 

Urheber: Im Projekt Arbeitszeitbox durch das IAW der RWTH Aachen entwickelt.

Autoren: Dr. Alexander Rannacher, Robert Stranzenbach, Oliver Hertranft, Dr. Susanne Mütze-Niewöhner

Erstellungsjahr: 2016