Personalbedarfsplanung

Smartes Excel-Tool zur Berechnung des benötigten Brutto-Personalbestands (Krankheit, Urlaub etc.) und zum Vergleich mit aktuellem Personalbestand.

Was bietet das Tool?

Mit Hilfe des Tools kann der benötigte Personalbestand berechnet werden. Dabei wird die Anzahl der benötigten Beschäftigten pro Schicht berücksichtigt, wobei für jeden Tag verschiedene Besetzungsstärken angegeben werden können.

Wie funktioniert das Tool?

Es werden sowohl der Netto-Personalbedarf als auch der Brutto-Personalbedarf angegeben; die Differenzen ergeben sich aus verschiedenen, im Tool erhobenen Abwesenheitsgründen. Für den reibungslosen Betrieb mit den angegebenen Schichtbesetzungen ist der Brutto-Personalbedarf notwendig. Zusätzlich ist ein monetärer Vergleich zwischen dem Ist-Personalstand, dem Netto-Personalbestand und dem Brutto-Personalbestand möglich.

Vorteile

Die Vorteile des Tools liegen in der einfachen Bedienung und dem übersichtlichen Vergleich des Netto- und Brutto-Personalbestands. Durch Variieren der Einflussfaktoren auf die Abwesenheit bspw. der Krankenquote können die Auswirkungen auf den Brutto-Personalbestand erprobt werden. Nachteilig ist jedoch, dass die monetäre Betrachtung nur rudimentär vorgenommen wird.

Vorgehen zur Anwendung der Personalbedarfsplanung

Errechnen des Personalbedarfs

  • Tragen Sie in die grau markierten Felder die notwendigen Daten zur Berechnung des Personalbedarfs ein.
  • Bei Bedarf können die monetären Daten ebenfalls eingegeben werden, um einen entsprechenden Vergleich zu erhalten.

Auswerten der Ergebnisse

  • Vergleichen Sie den benötigten Brutto-Personalbedarf mit dem aktuellen Ist-Personalbestand.
  • Vergleichen Sie die Kosten, besonders für Überstunden.

Durchspielen verschiedener Szenarien

  • Verändern Sie einige Rahmenbedingungen und probieren Sie so verschiedene Szenarien aus (Besetzungsstärke pro Schicht, Anzahl und Lage von Schichten etc.)
  • Prüfen Sie die Auswirkungen auf das Verhältnis von Netto- zu Brutto-Personalbedarf z. B. bei Veränderung der Krankenquote.

Ableiten von Maßnahmen

  • Leiten Sie Maßnahmen zur Optimierung des Arbeitszeitmodells ein bzw. passen Sie den Personalbestand an.

Urheber & Download

Urheber: Im Projekt Arbeitszeitbox durch das IAW der RWTH Aachen entwickelt.
Autoren: Dr. Alexander Rannacher, Robert Stranzenbach, Oliver Hertranft, Dr. Susanne Mütze-Niewöhner
Erstellungsjahr: 2016

Download, Stand 10.10.2016 (Excel-Datei)