Arbeitszeitkonto mit Ampel: Gloede Floristik hat die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter im Blick
Effektiv und ganzheitlich – Gerade für Kleinunternehmen ist die Dokumentation der Arbeitszeiten ein wichtiger Bestandteil der Arbeitszeitsteuerung. Um die geleisteten Stunden sinnvoll abzubilden, hat die Gloede Floristik das Dokumentationstool „Arbeitszeitkonto mit Ampel“ der Arbeitszeitbox erfolgreich angewendet.
Ausgangslage
Die Gloede Floristik mit Sitz in Edewecht in Niedersachsen ist ein familienbetriebenes Floristikunternehmen mit sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (drei Angestellte auf Mini-Job-Basis, zwei Halbtagskräfte und ein Freiberufler). Neben dem klassischen Ladenverkauf hat das Unternehmen sein Angebot in den letzten Jahren um verschiedene dienstleistungsbezogene Services ergänzt: von auftragsgebundener Betreuung von Events mit Dekorationsleistungen bis zum Verleih von Dekorationsmaterial für Veranstaltungen. Als vorrangiges Dokumentationsmittel zur Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden nutzte der Betrieb bislang eine Stempeluhr, die die Start- und Endzeitpunkte an ein zentrales System übertrug. Ein unerwartetes Kompatibilitätsproblem der alten Arbeitszeitsoftware machte jedoch eine neue Form der Zeitdokumentation erforderlich.
Aktivitäten
Für das neue System legte Gloede Floristik Wert auf eine übersichtliche Abbildung der Arbeitszeit. Daher entschied sich der Betrieb für das in der Arbeitszeitbox kostenlos verfügbare Arbeitszeitkonto mit Ampel. Dieses Anwendungstool ermöglicht eine tagesweise Auflistung der jeweiligen Arbeitsstart- und Endzeitpunkte, eine übersichtliche Plus-Minus-Darstellung sowie eine Übersicht über die absolvierten Pausenzeiten aller Mitarbeitenden. Auch Abwesenheitstage, zum Beispiel durch Krankheit, Urlaub, Feiertage, ganztägigem Stundenabbau oder Weiterbildungstage können durch das Tool dokumentiert und im Arbeitszeitkonto berücksichtigt werden. Für jeden Arbeitstag der Mitarbeitenden erfolgt ein direkter Vergleich mit der täglich zu leistenden Arbeitszeit. Die sich daraus ergebende Differenz wird mithilfe einer Ampellogik bewertet und entsprechend als Überstunde bzw. zu wenig geleistete Arbeitszeit gekennzeichnet. Arbeitszeiten, die den gesetzlichen Grenzwert von zehn Arbeitsstunden am Tag überschreiten, werden im Tool ebenfalls indiziert. In einer Gesamtübersicht werden die Arbeitskonten aller Mitarbeitenden monatsübergreifend zusammengefasst und anschaulich aufbereitet.
Zunächst wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das neue Arbeitszeittool und die Notwendigkeit einer neuen Form der Arbeitszeitdokumentation informiert. Die Erfassung der Arbeitszeit hat sich für die Mitarbeitenden verändert: Anstelle der Stempeluhr trat das aktive Aufzeichnen der Arbeitszeit in ihrem Arbeitszeitkonto. Dafür hat sich im Rahmen des einjährigen Anwendungszeitraums das manuelle Ausfüllen von ausgedruckten Monatslisten und das anschließende Übertragen als praktikabelste Lösung erwiesen. Gerade für Mitarbeitende, die für Veranstaltungen mobil unterwegs sind, ist das Aufschreiben im Vergleich zur stationären Stempeluhr ein Vorteil. Für die Zukunft denkt Gloede Floristik darüber nach, auch die in der Arbeitszeitbox erhältliche kostenlose App „Einfach erfasst“ zur Aufzeichnung der Arbeitszeit einzuführen.
Ergebnisse
Am Ende der einjährigen Pilotphase bestätigte sich: Der Betrieb kann die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden besser überblicken und steuern. So gelingt beispielsweise durch die Dokumentation der Kranken- und Urlaubstage eine verbesserte Planung der Ressourcen. Das Beispiel Gloede Floristik zeigt, dass durch das Arbeitszeitkonto mit Ampel aus der Arbeitszeitbox eine leichtere Einhaltung der wöchentlichen Arbeitszeit und ein besserer Überblick über die personellen Ressourcen erreicht werden kann. Darüber hinaus trägt die übersichtliche Gestaltung des persönlichen Arbeitszeitkontos dazu bei, die Mitarbeitenden für das Thema zu sensibilisieren.
Erfolgsfaktoren
Eine nachhaltige Arbeitszeitgestaltung funktioniert, wenn die Geschäftsführung hinter dem Konzept steht und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Nachhaltung sowie Pflege der Arbeitszeiten motiviert. Zudem hilft eine systematische Herangehensweise bei der Eintragung und Analyse der Arbeitszeitkonten. Um mögliche Probleme einer unausgeglichenen Arbeitszeitkontoführung zu vermeiden, bietet es sich an, das Arbeitszeitkonto bei langfristigen Schwierigkeiten durch weitere arbeitswissenschaftliche Maßnahmen im Sinne einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung zu ergänzen.